転職活動を始めると、つい「転職先」によい顔をしたくなり、退職する会社をおざなりにしていまう人が多いようです。
しかし、転職先の採用担当者がひとつ前に勤めていた会社に連絡をして「どのような人でしたか」と簡単な調査をすることもよくあることなのです。
気持ちの良いスタートと気持ちの良い退職は実はセットになっています。
今回は、気持ちの良い退職に欠かせない「退職願」の正しい書き方について解説します。
退職願の用紙とペンの選び方
退職願は履歴書を書くときと同じように書きます。
ただし、履歴書のように市販の用紙ではなく、B5サイズの白い用紙を使用します。
紙は横に使用し、字は縦書きで書きます。ペンは、鉛筆ではなく黒いボールペンで記入します。
白無地の紙にまっすぐに文を書くことは意外と難しいものです。鉛筆で薄く線を引いてから書くとまっすぐに書くことができます。
また、間違えてしまったときには修正液は使わずに、新しい紙に書きなおすようにしましょう。
できあがった退職願は、市販の封筒に入れて封筒の表面に「退職願」と書きます。
会社によっては、会社独自の退職願用紙があることもあります。
「退職願を書くタイミング」と「退職届との違い」
退職願を提出するタイミングは、退職を決意した日ではありません。
テレビドラマでは、ある日突然上司のデスクに退職願を置き「辞めさせていただきます」と言うシーンがありますが、現実的ではありません。
実際は、あらかじめ退職について上司と十分に話し合います。
そして、話し合いのうえで退職することが決まり、退職日が決定したら退職願を作成します。
一般的に自己都合で退職する場合は、タイトルは「退職願」と書きましょう。
しばしばタイトルに「退職届」と書いてくる人がいますが、退職届は会社都合で辞めるときに使用します。
転職による退職の場合は、ほとんどが自己都合退職になるため「退職願」を使用します。
めったにあることではありませんが、「退職願」を提出した後に退職しないことになることもあります。退職願は「願い」であるため、提出したあとでも変更されることがあるのです。
一方、「退職届」は一度提出してしまうとなかったことにはできません。
退職願に退職理由は書かない
退職願と聞くと、退職理由を書きたくなります。
しかし、退職願に書く文章は退職理由に関わらず決まっています。退職願には「一身上の都合により」と書くのです。
退職願は、退職後も会社に保管されています。退職願に個人的な感情をぶつけても、後々残ることになってしまうだけです。
退職願は、退職するための一過程と割り切り、個人的な感情は書かないようにしましょう。
退職願に書く日付は「提出日」
退職願には二つの日付を記入します。
一つ目は「退職日」です。退職日は、退職願を作成する前に上司との話し合いで決めておくようにしましょう。
二つ目の日付は文章の最後に記入する日付です。この日付は、退職願を提出する日を記入します。
いずれの日付も、年月日を書きましょう。
例えば、平成29年8月31日に退職し、退職願を平成29年7月3日に提出する場合は、以下のような文章になります。
「一身上の都合により、平成29年8月31日をもって、退職いたしたくお願い申し上げます。平成29年7月3日 経理部経理課 佐藤A子」
「一身上の都合により」の文章を書き始める1行前の行末に、小さめのフォントで「私儀」と書きます。
「私ごとですが」や「このたび」という意味の言葉ですが、自分のことについて書くときには下半分になるように書き、会社の名前や「お願い」という言葉はできるだけ上に書くように配置をします。
会社名とあて名は正式名称で記入する
退職願には、会社名とあて名を書きます。
会社名は、株式会社の場合は「（（株）」と書かず「株式会社」と正式名称で記入します。
また、会社名は愛称や省略名ではなくすべて正式に書くようにしましょう。
また、あて名は社長名になります。退職願を手渡す相手は上司になりますが、あて名は社長名です。
社長名は「代表取締役社長 加藤 B雄様」のように肩書から書きます。また、フルネームで記入することも忘れないようにしましょう。
営業所で働いていた人は、社長と一度も顔を合わせたことがないかもしれません。自分が知らないうちに社長が変わっている可能性もあるため、記入する前に社長名は確認しておくようにしましょう。
退職願の提出先
退職願の提出先は「直属の上司」です。
退職理由が「上司と合わなかった」という人は意外と多いのですが、個人の感情で上司を飛ばして人事に直接提出することはやめましょう。
退職願は、退職についての話し合いが済んでから書くことも大切なポイントです。
また、退職願はパソコンで打ち出すのではなく、手書きで丁寧に書き、気持ちの良い退職をしたいものです。
退職を周囲に伝える挨拶状を送る
挨拶状のルール
転職の場合は、退職することによって、長い間付き合いがあった取引先と関係が切れてしまうことがあります。
長い年月をかけて構築してきた信頼関係は、できれば転職を機に途切れることなく、引き続きキープしたいものです。
また、取引先に一切の連絡もなく、ある日突然いなくなり、担当者が変更されることは取引先にとっても大変失礼にあたります。
付き合いが長い取引先については、退職する前に直接訪問し、退職することを伝えましょう。
しかし、取引先すべてに直接挨拶して回ることは難しいかもしれません。
そんなときには「挨拶状」を作成し、今までの感謝の気持ちと退職の連絡をするようにします。
挨拶状は、退職願とは異なりビジネス文書のような決まりきった体裁はありません。季節の挨拶を添え「手紙」のような印象で書いてみてもいいかもしれません。
ただ、二つ大切なポイントがあります。
一つ目は、挨拶状は退職してから送るようにします。
しばしば、退職することが決まったタイミングや退職願を提出したタイミングで挨拶状も送ってしまう人がいますが、それでは早すぎるのです。
挨拶状でやってはいけない2つのこと
挨拶状は、退職願よりも手紙のように書くことができます。
しかし、やってはいけないこと、書いてはいけないことがあります。
それは、退職理由や会社の悪口を書くことと取引先を転職先に持っていこうとすることです。
挨拶状の目的は、今までの感謝の気持ちを伝えることです。
どんな理由で退職することになったとしても、挨拶状には「退職することになりました」以上のことは書かないようにしましょう。
また、同業他社に転職する場合は、自分と共に取引先も持ち出そうとしないようにしましょう。
挨拶状の最後には、転職先の会社名と連絡先を書きます。
取引先が自ら考えて、転職先に連絡してくるならば問題はありません。
取引先は、挨拶状を受け取ってすぐに転職先に連絡をする可能性もあります。そのため、挨拶状は必ず「退職後」に送ることが大切なのです。
