転職活動準備で一番に力を入れて作成すべき書類が「職務経歴書」です。
今までの自分のキャリアを数枚の紙にまとめて、採用担当者にわかってもらう必要があります。
20代女性の中には、ほとんどキャリアがない人がほとんどです。少ないキャリアを最大限にアピールする職務経歴を書きましょう。
正社員だけでなく、アルバイト経験もキャリアになります。
今回は、書類選考を突破するための「職務経歴書の構成」について解説します。
職種を問わず使える構成であり、採用担当者が知りたい情報を網羅している構成になっています。
職務経歴書は「業務名」で小見出しをつくる
「職務経歴書」は作成する書類の名前であるため、大見出しになります。
採用担当者が読みやすく構成するならば、さらに小見出しを作成するといいでしょう。
小見出しは、前職場で行ってきた業務をそのまま小見出しにするといいでしょう。
例えば、総務経理事務をしてきたのならば、小見出しは「総務事務」と「経理事務」の2種類になります。
小見出しの数を見るだけで、おこなってきた業務の広さがわかります。
もしも、経理事務しか行っていないならば、経理事務の中でさらに小見出しをつくるといいでしょう。
小見出しがあまりにも少ないと、「できる業務が少ない」印象を与えてしまいます。できるだけ、小見出しは2つ以上できるように考えてみましょう。
部署の情報と自分の姿勢について書く
小見出しのすぐ下には、自分が所属していた部署の情報を書いておくといいでしょう。
部署の人数が多ければ、一人一人が受け持つ業務の範囲は狭くなるものです。
一方、ちいさな部署で上司と自分しかいない場合は、幅広い業務を行ってきたはずです。
小見出しの下には、「上司とスムーズなやりとりをするために工夫してきたこと」や「心構え」など、業務に対いする自分の姿勢を書いてみましょう。
小見出しに合った「実務内容」を書く
冒頭部分ができたら、その下には実際に行ってきた業務内容を書いていきましょう。
経理事務ならば「小口現金管理」や「伝票の起票」などがあげられます。
もしも、伝票にもたくさんの種類があったようならば、伝票の名前まで書いておくと、具体的な仕事内容がイメージしやすくなります。
具体的な実務内容は、気持ちよりも具体的な実務内容を書くことがポイントです。
高度なスキルを要しないデータ入力やコピー・来客応対なども忘れずに記入しましょう。
実務内容の記入方法は、箇条書きでもわかりやすいですが、少し言葉を足しておくと人柄が伝わります。
例えば、小口現金管理ならば「小口現金管理は、私に任されていました。間違えがないように毎日の入出金と残高は必ずチェックしていました。」と付け加えるだけで、小口現金を任されるだけの人徳と信頼があったこともわかります。
実務内容には、使用していた機械名やソフト名も記入しましょう。
「パソコンスキル」はソフト別に記入する
職務経歴書にパソコンスキルは必ず記入します。 ワードとエクセルについては、スキルがあってもなくても記入しましょう。
もしも、現在のスキルに自信がなければ「現在のスキル」と「今後の目標」にわけて記入してもいいでしょう。
パソコンスキルの表現の仕方は、ワードならば「文書の作成」で終わるのではなく、「入力とレイアウト、見た目を整え印刷まで」のように記入します。
職務経歴書は、自分でパソコンを使って作成するため、職務経歴書を作成するときに自分ができることを盛り込んでみてもいいでしょう。
「自己PR」と「今後の目標」は長すぎないように
志望動機や自己PRは、履歴書にも記入するため、長くても2項目くらいにまとめましょう。
自己PRは、種類が異なるものを組み合わせると印象に残ります。
例えば、一つ目は実務についての自己PRならば、二つ目は職場環境・人間関係についての自己PRにします。
そして最後は「今後の目標」「今後の展望」で締めくくります。今後の目標は、転職に対する気持ちを書いてもかまいません。
文末は「よろしくお願いいたします。」で締めくくりましょう。
最後に
履歴書は手書きが必須ですが、職務経歴書はパソコンで作成してもいいでしょう。パソコンで作成することで、自身のパソコンスキルをアピールすることにもできますから。
職務経歴書は、A4の用紙に片面印刷で出力しましょう。用紙は縦に使って、横書きにします。
文字の大きさを工夫し、余白は多めにしておくと読みやすくなります。 枚数は2枚までにまとめます。
枚数が複数枚になったときには、左上をホチキスで1か所とめます。
必ず送付する前にコピーして控えを手元に残しておきましょう。職務経歴書に誤字脱字があると、評価に直結します。何度も読み返し、読みやすい職務経歴書を目指しましょう。
