書類選考で履歴書や職務経歴書を送付するとき、必要書類だけを封筒に入れてしまっては、転職者として物足りなさを感じます。
書類を企業におくるときには、例え1枚の紙であっても送り状・添え状・送付状といわれる手紙を同封します。
今回は、採用担当者が実はチェックしている「送り状・添え状」の上手な書き方について解説します。
添え状の目的
書類選考で履歴書や職務経歴書を郵送するとき、茶封筒に必要書類だけを入れてしまっては、社会人としての常識を疑われるかもしれません。
企業に書類を送るときには、「挨拶と封筒の中身」を別紙に書いて、添付することが常識です。
この別紙のことを「送り状または添え状、もしくは送付状」といいます。
添え状の目的は、封筒の中身を知らせることです。
しかし、転職活動のときには、ただ単に「封筒の中身」だけを書くだけではもったいない使い方です。
添え状に、それとなく自分を売り込む言葉を添えておくことで、同封した履歴書や職務経歴書の価値をより高めることができるのです。
添え状の書き方
添え状は、A4の用紙1枚におさめます。用紙は縦に使い、横書きに書くようにしましょう。
添え状は、パソコンでひな形を作成し、使うたびにあて名を変えるだけにしておくと便利です。
用紙の一番上左に、送り先である会社名と採用担当者の名前を書きます。会社名は、省略せず「株式会社」から記入するようにしましょう。
そして、右側には送る日付を書きます。日付は月日だけでなく、年月日で記入します。
そして、日付の下に自分の住所と電話番号、氏名を書きます。
送り状のタイトルは「応募のお願い」や「応募の件」など、求人情報をみて応募した旨が一目でわかるようなタイトルをつけましょう。
そして、タイトルの下から挨拶文章が始まります。挨拶文章は、ビジネス文書であるため「拝啓」から始まります。
「このたび、貴社の求人を拝見し、ぜひ応募したく書類を送らせていただきました。」と書き出します。
本当ならば、この文章だけで挨拶は終わってもいいのですが、せっかく採用担当者の目に触れる機会であるため、簡単な自己紹介文を続けて書いておくといいでしょう。
ただ、あまりにも長すぎる文章だと「履歴書に書けばいいのに」と思われ、評価を下げてしまうこともあります。
自己紹介文は、5行程度にとどめておくほうがいいでしょう。
そして、文末は「敬具」で終わります。「拝啓と敬具」はセットであることを覚えておくといいでしょう。
そして、敬具と書いた行から一段下げたところに「記」と書いて、封筒に入れた書類をかきだします。
履歴書を同封する場合は、「履歴書 壱通」と書きます。すべての書類をかきだしたら、最後は「以上」でしめましょう。
添え状の注意点
添え状は、あくまでも添え物です。
会社によっては、採用担当者に添え状もコピーされて採用判断材料として使われることもあります。
しかし、会社によっては添え状はコピーされることもなく、処分されてしまうこともあるのです。
送り状（添え状）にアピールしたいことをまとめえておいても、採用担当者の目に触れないことも考えられます。
大切なことは、履歴書と職務経歴書に書くようにしましょう。また、送り状（添え状）はその他の書類の一番上におくようにします。
しばしば、「添え状」を「添える程度のもの」と解釈し、履歴書や職務経歴書のあとに添付してくる人がいます。
添え状は、必要書類のカバーのようなものと考えましょう。
「添え状の書き方」まとめ
送り状（添え状）は、使い方によって効果を発揮します。
例えば、転職にあたって気になることがある場合、「履歴書や職務経歴書に書くには気が引ける」ということをそれとなく送り状（添え状）の挨拶文に含ませておくことで、履歴書を読む前の伏線をはることもできるのです。
いろいろ工夫してみましょう。
